Tot 1979 was het voor de ondernemer mogelijk om bepaalde vertrouwelijke informatie niet aan de OR te verstrekken. Vandaag de dag moet de ondernemer in beginsel alle informatie aan de OR verstrekken. Dit is goed nieuws, aangezien de OR zijn taken niet kan verrichten zonder over relevante informatie te beschikken. De keerzijde is echter dat de ondernemer bescherming vindt in de geheimhoudingsplicht. De ondernemer kan informatie onder geheimhouding verstrekken.

Met de geheimhouding wordt de ondernemer beschermd tegen de verspreiding en openbaarmaking van bepaalde gegevens wat schadelijk kan zijn voor de onderneming. Geheimhouding beperkt de OR in zijn contact met de achterban. Een geheimhoudingsplicht is dan ook in sommige gevallen te begrijpen, maar wel op een terughoudende wijze. Het is niet altijd helder of een geheimhoudingsplicht van toepassing is. Voor het communiceren door de OR, het opstellen van verslagen en het raadplegen van de achterban en interne deskundigen is dit wel cruciaal om te weten. Het volgende geldt: ‘Je mag communiceren, maar moet in de volgende drie situaties zwijgen.’

Je verneemt als OR-lid zaken- en bedrijfsgeheimen

Het is onduidelijk wat onder ‘zaken- en bedrijfsgeheimen’ moet worden verstaan. Dit is niet in de wet gedefinieerd. Het volgende lijkt hieromtrent als houvast te kunnen worden gegeven. Men dient terughoudend te zijn met de categorie ‘zaken- en bedrijfsgeheimen’. Anders zou de mogelijkheid om een geheimhoudingsplicht op te leggen (zie hierna) overbodig zijn. Er wordt wel gezegd dat het bij deze categorie om zeer vertrouwelijke informatie gaat. Informatie die dus niet openbaar is, maar slechts bij een kleine groep personen bekend is. Het gaat dan vaak om gegevens en methoden die specifiek zijn voor de betrokken onderneming. Denk bijvoorbeeld aan productiemethoden, investeringsplannen, (lopende) interne onderzoeken, adressen, niet-publieke cijfers, bepaalde codes, concurrentiegevoelige informatie. Ook informatie die op basis van specifieke wettelijke voorschriften niet openbaar gemaakt mag worden. Algemeen beschouwd gaat het in deze categorie bijvoorbeeld om informatie over een fusie, overname of beursgang. Het gaat niet om informatie over werkgelegenheid, harmonisering van arbeidsvoorwaarden en arbeidstijden. Als stelregel kan je hanteren dat hoe meer een voorgenomen besluit direct werknemers raakt (arbeidsrechtelijke/arbeidsvoorwaardelijke gevolgen), hoe waarschijnlijker dat dit voorgenomen besluit niet onder de geheimhoudingsplicht valt.

Aangelegenheden waarin de ondernemer geheimhouding wenst

De ondernemer kan OR-leden niet zomaar een geheimhoudingsplicht opleggen buiten de standaard geheimhoudingsplicht die geldt voor zaken- en bedrijfsgeheimen. De ondernemer kan dit pas doen als hij goede argumenten heeft om het contact tussen de OR en de achterban verder te beperken. Als de ondernemer geheimhouding wenst op te leggen ten aanzien van een betreffende aangelegenheid dan geldt het volgende:

a.    Hij dient dit zoveel mogelijk vóór de behandeling van deze aangelegenheid aan te geven;

b.    Aangegeven moet worden:

(i) welke gegevens onder de geheimhoudingsplicht vallen (uitgangspunt: dit dienen zo min mogelijk gegevens te zijn),

(ii) hoelang de plicht duurt (uitgangspunt: deze geheimhoudingsplicht dient zo kort mogelijk te duren); en

(iii) tegenover wie de geheimhouding niet geldt (denk bijvoorbeeld aan andere OR-leden, de achterban, vakbondsfunctionarissen en/of leidinggevenden binnen de onderneming).

Advies- of instemmingsaanvraag?

Vaak speelt deze categorie van geheimhouding als de ondernemer bepaalde voornemens nog niet kan openbaren in de organisatie. Verder is het de vraag is of de te delen informatie ‘zaken- en bedrijfsgeheimen’ zijn en er sprake is van advies- dan wel instemmingsplichtige besluiten. De situatie dat de ondernemer de volledige advies- of instemmingsaanvraag onder de geheimhoudingsplicht wenst te brengen, is echter al snel in strijd met de bedoeling van de geheimhoudingsplicht. Hoe meer het besluitvormingsproces richting het einde loopt, hoe meer de vraag opkomt of de geheimhouding nog gerechtvaardigd is. Het is aan te bevelen dat de OR in ieder geval met de ondernemer afspreekt dat de opgelegde geheimhoudingsplicht komt te vervallen als de informatie ook via andere wijze de OR bereikt.

Wanneer de ondernemer een geheimhoudingsplicht oplegt, kan de OR zich beter niet op het standpunt stellen dat hij de informatie uitsluitend zonder geheimhouding wenst te ontvangen. Dit kan er namelijk toe leiden dat, wanneer de ondernemer als gevolg hiervan de informatie niet deelt, de OR geen beroep kan doen op het feit dat de ondernemer onvoldoende informatie verschaft. Het is beter om de informatie te ontvangen en tegelijkertijd – indien nodig – op te komen tegen de opgelegde geheimhouding. Is de OR van mening dat de door de ondernemer opgelegde geheimhoudingsplicht niet (langer) redelijk is en houdt de ondernemer desondanks vast aan deze geheimhouding, dan kan de OR de rechter verzoeken om de opgelegde geheimhouding op te heffen.

Aangelegenheden waarvan je de vertrouwelijkheid moet begrijpen, gezien een opgelegde geheimhouding

Wanneer de ondernemer ten opzichte van een bepaalde aangelegenheid geheimhouding oplegt dan geldt deze geheimhouding voor alle gegevens die met deze aangelegenheid te maken hebben. Het maakt hiervoor niet uit of de ondernemer deze gegevens specifiek heeft benoemd. Denk bijvoorbeeld aan aangelegenheden waarover in een eerdere fase geheimhouding is opgelegd en waarover op een later moment nadere informatie wordt verschaft. Voor deze nadere informatie geldt dan ook de geheimhoudingsplicht.

Niels Vuik is advocaat arbeids-en medezeggenschapsrecht bij Meulenkamp Advocaten en is samenwerkingspartner van OR-Online.nl.