maandag 26 augustus 2019

Verplichte publicatie notulen

De redactie van de vragenservice beantwoordt wekelijks vele vragen van leden. Q&A bevat een selectie van de meest gestelde vragen.

overlegvergadering

Beste redactie,

Als ondernemingsraad hebben wij binnenkort een halfjaarlijks "artikel 24-overleg" om op deze wijze geïnformeerd te worden over (beleids)plannen in de nabije toekomst. Is het volgens de WOR verplicht deze notulen (volledig) te publiceren binnen onze organisatie?

Met vriendelijke groet,

De OR

 Beste OR,

Dank voor jullie vraag! De agenda en notulen van zowel de OR-vergadering als overlegvergadering (en dus ook het 'artikel 24 overleg’) zijn openbaar. In artikel 14 lid 1h WOR is geregeld dat de OR in het reglement moet vastleggen hoe de verslaglegging van de vergaderingen plaatsvindt en hoe de de medewerkers hiervan in kennis worden gesteld. Het staat de OR dus vrij om zelf de vorm van het verslag de te bepalen. De OR moet in zijn eigen reglement regelen hoe de verslaglegging en verspreiding plaatsvindt en zich daar uiteraard aan houden. Ik denk dat je dus eerst moet bekijken wat er in jullie reglement staat.

In artikel 8 lid 1 WOR staat dat de OR in het reglement geen zaken mag regelen die in strijd zijn met de wet. Het is dus niet toegestaan om in het reglement te zetten dat er geen verslag wordt gemaakt of dat het verslag niet wordt verspreid.

Op basis van artikel 20 lid 1 WOR kan er geheimhouding worden afgesproken tussen OR en bestuurder over zaken die in de overlegvergadering worden besproken. Daarbij is het van belang vast te leggen wat er precies geheim is, voor wie dat geheim is en voor hoe lang. Geheimhouding is niet standaard en is bedoeld als uitzondering, de OR bestaat ten slotte bij de gratie van zijn achterban en moet dus kunnen overleggen en bespreken wat er speelt. Maar als er zaken zijn waarvoor geheimhouding wordt afgesproken dan kunnen die uiteraard niet in de openbare notulen worden opgenomen.

Het doel van het ‘artikel 24-overleg’ is om te komen tot afspraken tussen OR en bestuurder over de manier waarop de OR wordt betrokken bij besluiten die de bestuurder in voorbereiding heeft de komende periode. Mij lijkt dat het verslag dus eenvoudigweg zou kunnen bestaan uit een opsomming van (voorgenomen) besluiten waar de OR bij betrokken wordt en de manier waarop OR en bestuurder dit gaan doen. Het kan zo zijn dat er één of twee besluiten zijn waarover geheimhouding wordt afgesproken en die komen dan niet in de (openbare) opsomming.

Met vriendelijke groet,

De redactie