De OR en bestuurder kunnen met elkaar een overeenkomst sluiten volgens de WOR. In artikel 32 lid 2 staat dat ‘bij schriftelijke overeenkomst tussen de ondernemer en de ondernemingsraad meer bevoegdheden aan de ondernemingsraad kunnen worden toegekend dan de in deze wet genoemd’. Verder kunnen er ook ‘aanvullende voorschriften over de toepassing van het bij of krachtens deze wet bepaalde worden gegeven’. Een ondernemingsovereenkomst noemt men ook wel een medezeggenschapsconvenant of samenwerkingsovereenkomst.

In de praktijk betekent het dat de OR over allerlei zaken schriftelijk afspraken kan vastleggen met de bestuurder. OR en bestuurder moeten het uiteraard wel eerst eens worden over het belang van het vastleggen van de afspraken in een overeenkomst en de inhoud van de afspraken.

Waarom is dit relevant?

Afspraken die zijn vastgelegd in een overeenkomst hebben meer waarde dan een mondelinge afspraak. Een afspraak in de notulen of een toezegging in een advies kan gemakkelijk op basis van nieuwe inzichten opnieuw ter discussie worden gesteld. Een overeenkomst legt meer gewicht in de schaal. Men kan, indien nodig, het aan een rechter voorleggen om nakoming te eisen.

Voorbeelden ter inspiratie

Hieronder vind je een aantal specifieke voorbeelden om je een beeld te geven van de mogelijkheden en zijn bedoeld ter inspiratie.

Vastleggen afspraken die zijn gemaakt gedurende een adviestraject

Bij adviestrajecten kan het voorkomen dat de bestuurder toezeggingen doet die de OR belangrijk vindt. Deze toezeggingen kan je vastleggen in een overeenkomst. Als je dit doet voor je het advies uitbrengt heb je een stevige basis onder je advies. Vastlegging in een overeenkomst is fundamenteel anders dan het benoemen van de afspraken in het advies zelf. Daarvan kan de bestuurder immers afwijken. Als de omstandigheden wijzigen na het advies kan dat voor de bestuurder een reden zijn om de gedane toezeggingen niet na te komen. In geval van een overeenkomst zal de bestuurder zich aan de overeenkomst moeten houden. De OR kan er immers mee naar de rechter.

Instemmingsrecht op communicatieplan rondom overname of reorganisatie

Als men OR-en om advies vraagt bij een reorganisatie en/of overname vindt de ondernemingsraad het vrijwel altijd van groot belang dat de communicatie naar de medewerkers helder en transparant is. De bestuurder wordt vaak geadviseerd om een communicatieplan op te stellen. De OR heeft daar vrijwel altijd aanvullingen op en vragen over en dat is logisch.  Zo zou je kunnen afspreken in een overeenkomst dat de OR instemmingsrecht heeft op het communicatieplan ook al betreft het een adviestraject. Hiermee is de communicatie beter geborgd.

OR-uren registreren op de kostenplaats ‘directie’

Uren die OR-leden maken moeten in veel organisaties worden geregistreerd onder het kopje ‘OR-tijd’. Dit kan leiden tot een discussie over de noodzaak van het aantal uren. Een praktische oplossing kan zijn om de uren weg te schrijven onder het kopje ‘directie-tijd’ De OR is immers onderdeel van het besluitvormingsproces en werkt dus mee aan het besturen van de organisatie. Deze afspraak zou je in een overeenkomst kunnen vastleggen. Daarmee versterk je de positie van de OR. Ter verduidelijking: In de WOR is geregeld dat OR-leden zoveel tijd voor hun OR werk moeten kunnen vrijmaken als noodzakelijk is om het OR-werk goed te kunnen uitvoeren. Het exact vastleggen van uren per week of maand is dus niet noodzakelijk en niet in het belang van de OR.

Laptops beschikbaar via ICT voor ieder OR-lid

In productiebedrijven kom ik wel eens OR-leden tegen die niet over een eigen computer kunnen beschikken. Voor het reguliere werk dat zij doen hebben ze geen computer nodig. OR-werk doen op je telefoon, een openbare computer of een computer thuis is onhandig en niet de bedoeling. Zorg als OR dat je met de bestuurder afspreekt dat voor elk OR-lid een laptop ter beschikking wordt gesteld en leg dit vast als één van de afspraken in een overeenkomst over de faciliteiten voor de OR. Dat scheelt een hoop gedoe en het is daarmee ook geborgd voor toekomstige OR-en en OR-leden.

Instemmingsrecht op aanstelling nieuwe bestuurder

Een wisseling van directeur is vaak een grote verandering voor organisaties. De directie is de hoogste in rang en tevens de cultuurdrager in de organisatie. Met de komst van een nieuwe directeur gaat er vaak ‘een andere wind waaien’ in de organisatie. Bovendien is de (algemeen) directeur de gesprekspartner van de OR. Om deze reden heeft de OR adviesrecht over de profielschets van de nieuwe directeur en de keuze uit de kandidaten. Een afspraak om vast te leggen in een overeenkomst zou kunnen zijn dat de OR naast de profielschets een stem heeft in de selectiecommissie, bijvoorbeeld 1/3 van de stemmen in de commissie.

In de kern zijn er drie gebieden waarover de OR en bestuurder zaken kunnen vastleggen in een overeenkomst:

1. Bovenwettelijke bevoegdheden
2. Praktische (werk)afspraken
3. Onderhandelingsresultaten

Maak er gebruik van!

Arnoud Berkel
Medezeggenschap specialist in de praktijk.