zaterdag 12 juni 2021

Jaarverslag vertrouwenspersoon

Meisje dat ssht doetHet jaarverslag van de vertrouwenspersoon is meer dan een hamerstuk! Ongewenst gedrag verpest namelijk de sfeer op de werkvloer. En dat niet alleen, medewerkers kunnen er ook ziek van worden. De vertrouwenspersoon meldt jaarlijks anoniem in een verslag alle meldingen die zijn gedaan binnen de organisatie.

De werkgever is wettelijk verplicht om aandacht te besteden aan ongewenst gedrag op de werkvloer. Wat wordt verstaan onder ongewenst gedrag? Intimidatie, seksuele intimidatie, agressie en geweld, discriminatie en pesten. Samen met de werkdruk wordt dit de Psychosociale arbeidsbelasting (PSA) genoemd.

De psychosociale arbeidsbelasting is een onderdeel van het arbobeleid. De OR heeft instemmingsrecht op diverse regelingen die hiermee te maken hebben, net als de aanpassingen in het integriteitsbeleid van de organisaties. Iedere medewerker heeft recht op een prettige en veilig werkomgeving. De ondernemingsraad, de werkgever en de vertrouwenspersoon spelen hierin een belangrijke rol. De OR en de vertrouwenspersoon kunnen bij een goede samenwerking elkaar positief versterken. De OR kan actief een bijdrage leveren aan het versterken van de rol van de vertrouwenspersoon. Uit de RI&E blijkt of werknemers bij veranderingen bedrijfsmatige risico’s lopen en wat er nodig is.

Een vertrouwenspersoon staat naast de medewerkers, die te maken krijgen met ongewenst gedrag. De medewerkers kunnen rechtstreeks en geheel vertrouwelijk contact opnemen met de vertrouwenspersoon. De gesprekken kunnen gaan over gevoelige en ingewikkelde situaties met tegengestelde belangen. In situaties waar sprake is van grensoverschrijdend gedrag is het belangrijk dat de medewerkers in een veilige en neutrale omgeving hun verhaal kunnen doen. Samen met de medewerker bekijkt de vertrouwenspersoon welke oplossingsrichtingen er zijn.

De vertrouwenspersoon maakt ieder jaar een anoniem verslag met daarin een overzicht van de meldingen die er zijn geweest. Dit verslag dient jaarlijks besproken te worden met de directie en de OR. Het verslag geeft de OR een goede indruk hoe de medewerkers het werkklimaat ervaren. Naast de feitelijkheden, die zijn benoemd in het verslag is het super waardevol om op basis van het verslag met elkaar in gesprek te gaan over ongewenste omgangsvormen en integriteit. Wat ziet en ervaart de OR binnen de organisatie? Kennen mensen de weg naar de vertrouwenspersoon? Is helder wat ongewenste omgangsvormen zijn? Wat wordt er door de werkgever gedaan om medewerkers te informeren en voorlichting te geven?

PSA is één van de risico’s waar je als OR naar kunt kijken. Een risico waar een plan van aanpak voor gemaakt moet worden. Dit plan maakt duidelijk hoeveel uren de vertrouwenspersoon nodig heeft. De OR heeft op dit plan en daarmee ook de aantal uren voor de inzet van de vertrouwenspersoon instemmingsrecht.

Daarnaast heeft de OR instemmingsrecht op een regeling voor vertrouwenspersonen. Als OR kun je invloed uit oefenen op de vraag of de organisatie één of meer vertrouwenspersonen nodig heeft. En of dit een interne of juist externe vertrouwenspersoon moet zijn of een combinatie van beide.

Tips voor een goede samenwerking

Een goede samenwerking tussen de OR en de vertrouwenspersoon is voor beide van belang.

Punten waar zowel de vertrouwenspersoon als de ondernemingsraad in de praktijk aan kunnen werken zijn:

  • Zichtbaarheid en bereikbaarheid van de vertrouwenspersoon binnen de organisatie
  • Bewustwording dat een interne vertrouwenspersoon in een loyaliteitsconflict kan komen. Hoe ga je hiermee om?
  • Is er voor de vertrouwenspersoon voldoende ruimte binnen de organisatie om gevraagd en ongevraagd advies te geven?
  • Hoe wordt er met het advies van de vertrouwenspersoon omgegaan?