woensdag 2 december 2020

Fysiek vergaderen

De redactie van de vragenservice beantwoordt wekelijks vele vragen van leden. Q&A bevat een selectie van de meest recente vragen.

fitness op het werk

 Beste redactie,

Mogen wij als ondernemingsraad fysiek vergaderen met maximaal 8 personen op ruim 1 1/2 meter afstand met goede ventilatie (open ramen) en eventueel een mondkapje indien dat gewenst is door een van de leden?

Met vriendelijke groet,

De OR

Beste OR,

Het antwoord is ja. De OR heeft een eigen verantwoordelijkheid en is cruciaal voor de besluitvorming in de organisatie. De nieuwe maatregelen inzake corona leiden bij veel OR-en tot vragen over geplande vergaderingen en trainingen. 

Bijeenkomsten tot 30 personen kunnen nog steeds zolang er maar aan alle andere corona-regels wordt voldaan. Ik zie dus geen onoverkomelijke bezwaren om een fysieke vergadering te houden. Ik heb gemerkt dat veel OR-en echter twijfelen wat nu wijsheid is en dat ze zichzelf gemakkelijk conformeren aan de algemene regels vanuit het bedrijf als het gaat om de corona-maatregelen. Dit betekent in de praktijk veelal dat de OR het bedrijfsbeleid volgt en fysieke bijeenkomsten, vergaderingen en trainingen zo veel mogelijk online laat plaatsvinden of uitstelt.  

Uiteraard is het goed dat er bij bedrijven en organisaties maatregelen worden genomen en bezoekers even niet welkom zijn op het bedrijf. Maar als OR heb je de taak een bijdrage te leveren aan de besluitvorming. De OR is essentieel voor het goed kunnen besturen van het bedrijf. Zonder het advies of de instemming van de OR kan de bestuurder geen besluiten nemen.

Het is niet vanzelfsprekend dat de OR de regels die de directie voorschrijft overneemt. De OR heeft een positie die gelijkwaardig is aan die van de bestuurder. Het is niet voor niets dat de OR geen plek heeft in het organogram. Als het gaat over de manier waarop de OR zijn werk kan doen dan moet deze  dus een eigen standpunt innemen en zelf een keuze kunnen maken los van de bestuurder.

Natuurlijk kan je online vergaderen waar nodig en moet je geen overbodige en onverantwoorde bijeenkomsten organiseren. Bovendien heeft eenieder persoonlijke overwegingen vanuit de thuissituatie die van invloed zijn op het wel of niet bij elkaar willen komen. Mijn ervaring is dat OR-leden juist in deze tijd behoefte hebben om elkaar fysiek te kunnen ontmoeten en te spreken, uiteraard met inachtneming van alle regels vanuit de overheid. Er spelen nogal wat ingewikkelde en gevoelige kwesties als gevolg van de corona-maatregelen en de arbeidsomstandigheden. Bovendien worden er met een recessie in het vooruitzicht door directies 'as we speak' verstrekkende besluiten voorbereid. Overleg daarover tussen OR en bestuurder is in deze fase essentieel. 

De corona maatregelen kunnen geen excuus zijn voor de bestuurder om besluiten te nemen zonder een kwalitatief goed advies van de OR. Vergelijk het maar met de landelijke politiek in de Tweede Kamer, daar wordt ook nu live vergaderd omdat de regering zich nu eenmaal moet verantwoorden. Zo werkt het voor de OR ook. De OR moet zijn eigen werkwijze kiezen, onafhankelijk van de bestuurder. Online overleggen kent veel beperkingen. Ik merk dat de kwaliteit van de input van de OR-en omlaag gaat als gevolg van het feit dat OR-en niet fysiek bij elkaar komen. 

Voor de OR geldt dat fysiek vergaderen soms essentieel is om een goede bijdrage te kunnen leveren. Als OR-leden geen goed overleg hebben als gevolg van corona en daardoor geen goede adviezen kunnen uitbrengen dan ontbreekt straks bij belangrijke besluiten de stem van het personeel en dat kan niet. 

Kortom, als OR denk je mee op het hoogste niveau in de organisatie over belangrijke besluiten. Juist in deze tijd is de rol van de OR als spreekbuis van het personeel van groot belang.

Met vriendelijke groet,

De redactie