zaterdag 19 september 2020

Mogen wij weer vergaderen?

De redactie van de vragenservice beantwoordt wekelijks vele vragen van leden. Q&A bevat een selectie van de meest gestelde vragen.

fitness op het werk

 Beste redactie,

Wij vergaderen online vanwege de coronamaatregelen. Een aantal leden heeft moeite met deze manier van vergaderen, soms voelt het alsof je in een andere taal dan je moedertaal vergadert. Nu worden we geconfronteerd met een reorganisatie waardoor emoties bij verschillende OR-leden oplopen. Ik heb onze bestuurder gevraagd weer bij elkaar te komen voor een vergadering nu de maatregelen zijn versoepeld. Dat wordt echter geweigerd. Als ik de richtlijnen van het RIVM lees vraag ik mij af of wij als OR niet toch bij elkaar kunnen komen. Zeker gezien de impact van de reorganisatie en de emoties die dit oproept. Mogen we nu wel of niet voor een vergadering bij elkaar komen?

Met vriendelijke groet,

De OR

Beste OR,

Sinds 15 maart jl. zijn de meeste ondernemingsraden noodgedwongen overgestapt op online vergaderen. Dat koste veel OR-leden in het begin wat moeite maar inmiddels worden ook de voordelen (her)ontdekt, zoals het reduceren van reistijd en meer structuur.

Maar er zijn ook beperkingen. OR-werk is mensenwerk en emoties zijn online moeilijker te kanaliseren. Als een cruciaal onderwerp zoals een reorganisatie wordt besproken (en dat zal nogal eens het geval zijn in deze dagen) dan kan het moeilijk zijn om rustig te blijven en ‘op je beurt’ te wachten. Bij een online meeting is dat helaas wel nodig, anders kan niemand het meer volgen. De natuurlijke flow van het gesprek en het uiten van gevoelens gaan hierdoor verloren. Non-verbale signalen zijn online minder goed zichtbaar, waardoor collega OR-leden zich niet gezien en gehoord kunnen voelen. Als dit gebeurt, heeft dit gevolgen voor de (gedragenheid van de) besluitvorming.

Nu de maatregelen zijn versoepeld kan je als OR voor belangrijke onderwerpen weer fysiek bij elkaar te komen. Het is goed om je te beseffen dat de bestuurder alleen besluiten mag nemen over de in de WOR genoemde onderwerpen (artikel 25 lid 1a t/m lid 1n en artikel 27 lid 1a t/m lid 1l) als de OR een advies (artikel 25 WOR) heeft uitgebracht of heeft ingestemd (artikel 27 WOR). Dat wil dus zeggen dat als het de OR niet lukt om ‘online’ tot een advies of instemming te komen de bestuurder niet verder kan met zijn besluit.

Vanaf 1 juni kan dit met groepen tot 30 personen en vanaf 1 juli zelfs tot 100 personen. Wanneer de OR belangrijke onderwerpen te bespreken heeft, kan men dus een ‘normale’ fysieke bijeenkomst organiseren. Het is van cruciaal belang dat de OR een werkwijze vindt die voor hen goed werkt (en die past binnen de kaders die door het RIVM zijn opgesteld) want anders kan de bestuurder niet verder met de besluitvorming.

De vergelijking met de Tweede Kamer is hier op zijn plaats. Het aantal fysieke debatten was vanaf de coronamaatregelen van 15 maart teruggebracht naar het hoogstnoodzakelijke zoals we wekelijks op de televisie konden zien. Maar inmiddels heeft de Kamervoorzitter besloten om toch meer debatten te organiseren. Het kan namelijk niet zo zijn dat er door het kabinet besluiten worden genomen waar de volksvertegenwoordiging niet bij betrokken is. Over grote belangrijke besluiten moeten ministers fysiek verantwoording afleggen aan de Tweede Kamer, corona of geen corona.

Voor de OR gaat dit ook op. Er moeten door bestuurders in deze periode grote ingrijpende besluiten worden genomen over de toekomst van de onderneming. De OR dient daar op een correcte manier bij betrokken te worden. Als de OR het voor dit soort grote besluiten noodzakelijk acht om een fysieke vergadering te beleggen dan moet dat dus kunnen.

De versoepeling van de coronamaatregelen leidt tot veel vragen over wat wel en niet mag. Maar regels lossen geen problemen op, dat doen mensen. OR-leden zijn redelijke en verantwoordelijke mensen. OR-en moeten als democratisch gekozen orgaan hun eigen afweging kunnen maken in het belang van de onderneming en de medewerkers. De ondernemingsraad heeft vanuit de WOR een autonome en zelfstandige positie en moet zijn eigen koers en werkwijze blijven bepalen, zeker in deze tijd.

Met vriendelijke groet,

De redactie