zondag 15 december 2019

Inzage persoonsgegevens

De redactie van de vragenservice beantwoordt wekelijks vele vragen van leden. Q&A bevat een selectie van de meest gestelde vragen.

intern digitaal platform

Beste redactie,

Wij hebben sinds kort een digitaal platform voor de interne organisatie. Hierop kunnen leidinggevenden diverse zaken zien zoals je BSN, ziekteverzuim en salaris. Voorheen had alleen HR inzage in deze persoonsgegevens. Kan de organisatie hier zomaar toe besluiten? 

Met vriendelijke groet,

De OR

Beste OR,

Dank voor jullie vraag!

Ik beantwoord jullie vraag vanuit jullie eigen perspectief, dat van de OR dus.

Het gebruik van het nieuwe platform kan uiteraard leiden tot veranderingen in toegankelijkheid van persoonsgegevens. Ik zou dus allereerst als OR willen weten of er daadwerkelijk iets is veranderd in de toegankelijkheid van persoonsgegevens. Dat kan je navragen bij je bestuurder of bij de afdeling HR. 

Als er inderdaad wijzigingen zijn in de toegang die leidinggevenden hebben tot persoonsgegevens dan is de volgende vraag/opmerking die de OR kan stellen aan de bestuurder of dit dan conform de wet bescherming persoonsgegevens en de AVG is. De bestuurder moet zich uiteraard aan de wet houden. De bestuurder moeten de OR inzicht geven in de manier waarop er wordt gezorgd dat de regels worden gevolgd. Als dit niet blijkt te kloppen dan kan de OR de bestuurder aanspreken op het niet naleven van de regels. De OR heeft namelijk vanuit artikel 28 WOR de taak om er op toe te zien dat wetten en regels worden nageleefd.

Interne regelingen die gaan over privacybescherming en persoonsgegevens vallen onder het instemmingsrecht. Het lijkt mij waarschijnlijk dat met de invoering van het nieuwe platform ook de interne regelingen zullen moeten worden aangepast waarin staat wie er toegang heeft tot welke informatie en waarom. Dit laatste valt onder het instemmingsrecht artikel 27 lid 1k WOR (regeling omtrent de registratie van, de omgang met en de bescherming van de persoonsgegevens). Dit betekent dat de regels alleen mogen worden vastgesteld, gewijzigd of ingetrokken als de OR hier instemming voor heeft gegeven. De positie van de OR is daarin dus sterk. Als de OR de interne regels niet helder of voldoende vindt dan moeten deze net zo lang worden aangepast tot de OR er wel mee in kan stemmen.

Kortom je hoeft als OR niet alle wetten te kunnen doorgronden maar vooral je bestuurder aanspreken op het naleven ervan. Uiteindelijk leidt dit tot een instemmingsaanvraag waar je als OR ja of nee tegen zegt.

Met vriendelijke groet,

De redactie