zaterdag 12 juni 2021

Corona en reorganisatie

persoon die de handen wastDe maatregel van werktijdverkorting betreft een tijdelijke noodmaatregel. Het UWV neemt voor een deel de loondoorbetaling over, waardoor de kosten voor de onderneming lager worden. Er is echter meer aan de hand. In een normale situatie moeten de baten en kosten met elkaar in evenwicht zijn. Het coronavirus veroorzaakt dus mogelijk twee problemen: te weinig inkomsten en te hoge kosten.

In de huidige shutdown periode zullen de inkomsten verminderen omdat er minder wordt verkocht. Anderzijds blijven de kosten (waaronder de salarissen) doorlopen. Omdat salarissen een grote kostenpost zijn voor veel ondernemingen is dit de eerste post waarop bezuinigd wordt. Er zijn echter ook andere kosten die doorlopen, denk daarbij aan de huur, het wagenpark, energiekosten en andere vaste kosten. Als ondernemingsraad is het dus belangrijk om goed zicht te hebben op de hoogte van de kosten en de verwachte (vermindering van de) inkomsten.

Werktijdverkorting is slechts één tijdelijke maatregel. Op de langere termijn zal er meer nodig zijn. Ook als het coronavirus is ingedamd, ebben effecten van het virus nog lang na. De verkopen blijven wellicht nog een tijd achter, de werktijdverkorting geldt niet tot in lengte van dagen etc. Niet alle business zal zich herstellen tot op hetzelfde niveau van voor de coronacrisis. We weten niet wat er gaat gebeuren en of (en hoe) de economie zich zal herstellen. Kan de onderneming dit aan? Als het antwoord nee is zullen maatregelen genomen moeten worden om te reorganiseren. Dat lijkt nu ver van het bed maar je mag er zeker van zijn dat dit scenario voor de zomer realiteit is voor verschillende ondernemingen. 

Werktijdverkorting als maatregel moet dus worden gezien in een veel breder pakket van maatregelen en besluiten om de veranderingen, waar de onderneming mee te maken kan krijgen op lange termijn, het hoofd te bieden. Ondernemingsraden doen er goed aan om de instemmingsaanvraag voor de werktijdverkorting in dit bredere perspectief te plaatsen en vooruit te denken. De coronacrisis gaat voorbij en wat dan? 

to do lijst op geeltjeStappenplan werktijdverkorting
Stel dat je als ondernemingsraad te maken krijgt met werktijdverkorting als maatregel binnen de onderneming waar je werkzaam bent. Welke stappen volg je dan?

Stap 1 Instemmingsaanvraag
Als er sprake is van werktijdverkorting, vraag dan om een instemmingsaanvraag op basis van artikel 27 lid 1b WOR (als die nog niet is ingediend bij de OR). De vergunningaanvraag kan pas bij het ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid worden ingediend als de OR hiermee heeft ingestemd. Dus: eerst moet de instemming van de OR worden verkregen en daarna kan de aanvraag pas worden ingediend.

Stap 2 Stel vragen
Inzicht in de situatie is belangrijk om instemming te kunnen geven. Stel dus vragen zoals:

  • Waarom is arbeidstijdverkorting noodzakelijk?
  • Voor wie is de arbeidstijdverkorting?
  • Wie blijven voltijd werken?
  • Wie blijven voor een deel (%) werken?
  • Waarop zijn deze keuzes gebaseerd?
  • Wat zijn de financiële gevolgen van deze keuzes?
  • Hoe lang is werktijdverkorting nodig?
  • Wat gebeurt er hierna?
  • Hoe gaat de werkgever de veranderingen communiceren?
  • Hoe moeten de medewerkers die blijven werken hun werk doen? (Denk bijvoorbeeld aan bescherming en werkdruk)
  • Wat gebeurt er met zzp’ers, nul-urencontracten, uitzendkrachten, mensen met langdurig ziekte- of zwangerschapsverlof?

Praktische tip: Stel de vragen schriftelijk en vraag om schriftelijke antwoorden zodat je de antwoorden kunt teruglezen en delen met elkaar.

Stap 3 Vorm een mening
Als alle vragen zijn beantwoord kan de OR zich een mening vormen over de instemmingsaanvraag. Misschien wil de ondernemingsraad garanties afspreken of termijnen of percentages aanpassen omdat de OR deze niet helemaal realistisch achten. Misschien zijn er verbeteringen mogelijk. Het is mogelijk om afspraken te maken over de communicatie richting alle medewerkers of verdere betrokkenheid van de OR. Bedenk en bespreek onderling of de gekozen aanpak werkt voor jullie onderneming en medewerkers. Blijf je realiseren dat werktijdverkorting slechts een besluit betreft van een veel breder pakket aan besluiten dat nodig zal zijn om als onderneming deze moeilijke periode door te komen.

Stap 4 Ga in gesprek met de bestuurder
In het gesprek met de bestuurder kan worden toegelicht hoe de OR tegen de werktijdverkorting aankijkt en waarover de ondernemingsraad aanpassingen of afspraken wil maken.

Stap 5 Leg de gemaakte aanvullingen en afspraken vast
Het is van belang om schriftelijk vast te leggen welke zaken worden aangepast of waarover afspraken zijn gemaakt. Dit kan bijvoorbeeld in het gespreksverslag, maar ook in een separate overeenkomst of door de instemmingsaanvraag aan te passen en opnieuw in te dienen bij de OR, al naar gelang het onderwerp.

Stap 6 Neem als OR een besluit over wel of niet instemmen
Overleg met de voltallige OR of iedereen het eens is met de afspraken en aanvullingen. Zolang de OR nog aanpassingen wenst of het ‘wat’ en ‘waarom’ voor de OR nog niet duidelijk is, kan je niet instemmen. De OR moet achter de voorgestelde maatregelen kunnen staan.

vraagteken op krijtbordWat als er geen instemmingsaanvraag is ingediend bij de OR?
De aanvraag voor een vergunning tot werktijdverkorting kan pas bij het ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid worden ingediend als de OR hiermee heeft ingestemd. Slaat de bestuurder deze stap over dan kan dit gezien worden als een overtreding van de Wet op de ondernemingsraden. Als de bestuurder geen instemming heeft gevraagd aan de OR dan heeft de OR een maand de tijd om de nietigheid in te roepen van het besluit. De OR stelt dan in wezen dat het besluit niet genomen kan zijn, omdat er geen instemming is gevraagd aan de OR. Het inroepen van de nietigheid doe je door een email te sturen aan de bestuurder en hem/haar te wijzen op artikel 27 lid 5 WOR.

De reden om dit te doen is niet omdat de OR tegen de vergunningsaanvraag is, maar omdat de OR aan de zijlijn is gezet en niet serieus wordt betrokken bij besluiten die grote impact zullen hebben op alle medewerkers. Bovendien is werktijdverkorting slechts een eerste maatregel in een veel breder pakket aan maatregelen die nodig zullen zijn om de onderneming in de toekomst gezond te houden. Als de OR serieus betrokken wil zijn bij deze strategische besluiten, is het belangrijk dat je als OR vanaf het begin aan tafel zit. Dat bereik je door de bestuurder te wijzen op de regels in de WOR (artikel 27 lid 1b WOR). Daarin staat dat de bestuurder voor dit soort besluiten instemming dient te vragen aan de OR.

Wat als de aanvraag voor werktijdverkorting al is ingediend bij het ministerie?
Als de vergunningsaanvraag voor werktijdverkorting zonder instemming van de OR is ingediend kan de OR de nietigheid inroepen waardoor de bestuurder de aanvraag zal moeten intrekken, zo zijn de regels. In een noodsituatie als corona klinkt dat niet logisch. Toch blijft het verstandig om de email inzake de nietigheid te sturen omdat je hiermee als OR jouw positie helder neerzet. Laat als OR na het inroepen van de nietigheid (dus na het versturen van de email) aan de bestuurder weten dat jullie niet tegen de aanvraag van werktijdverkorting zijn, maar tegen het proces dat gevolgd is. Spreek af dat vanaf nu de regels gevolgd worden zodat voor de uitvoering van de werktijdverkorting (zodra de vergunning binnen is) instemming aan de OR wordt gevraagd. Nogmaals, het gaat er niet om dat de ondernemingsraad zijn ‘gelijk haalt’ maar dat het momentum benut wordt om invloed uit te oefenen en in gesprek te komen met de bestuurder. Het besluit tot werktijdverkorting is slechts de eerste van een reeks besluiten waarvan de gevolgen voor het personeel nu nog niet te overzien zijn.

Spoedeisend?
In spoedeisende zaken is de OR gehouden om snel te handelen. De ingangsdatum van de werktijdverkorting is in principe de datum waarop deze is aangevraagd. Het is voor de onderneming dus van belang dat de aanvraag snel wordt ingediend. Dit houdt in dat de behandeling van de instemmingsaanvraag in hele korte tijd zal moeten plaatsvinden. Maar het gegeven dat er eigenlijk geen tijd is, betekent niet dat de ondernemingsraad geen instemming hoeft te worden gevraagd.